Estruturação de processos : contribuições ao entendimento do fluxo de aquisições simplificado do departamento de logística de uma IES pública

Abstract

Padronizar processos é essencial para que haja clareza quanto a procedimentos. As instituições buscam nos processos administrativos a padronização, mediante ferramentas que solucionem tratativas constantes e que evitem interrupções em pontos cruciais no andamento do processo, os chamados gargalos, que geram atrasos inesperados e contrários aos objetivos e missão institucional. Utilizando métodos e ferramentas organizacionais, esta pesquisa busca contribuir para a resolução do objetivo geral, de estruturar o processo de aquisição e contratação simplificado existente no departamento de logística do IFPB – campus João Pessoa. O formato de pesquisa utilizado foi o exploratório e descritivo, com um enfoque documental, no anseio de submergir nas etapas do processo de aquisição e contratação do departamento logístico do IFPB – Campus João Pessoa, analisando e descrevendo, por meio da compreensão processual, sob um aspecto qualitativo, identificando gargalos e requisitos. Os elementos que se julga representar melhor a população investigada, formam a amostra identificada nessa pesquisa, em resumo: os coordenadores e técnicos administrativos lotados na coordenação de planejamento, mais diretamente os executores do processo essencial dos departamentos. Os dados foram coletados por meios de entrevistas e reuniões com os gestores e equipe de trabalho, além da observação de documentos e representações gráficas pré-existentes, com a finalidade de vivenciar a relevância de estruturar um processo gerando padronização e compreensão. O tratamento dos dados foi desenvolvido sob abordagem qualitativa dentro da problemática identificada, mediante coleta de informações; os dados obtidos foram transformados em representações visíveis, dentro dos padrões teóricos metodológicos. Por meio desta pesquisa, construímos um entendimento que inicia na conceituação de processos e sua tipologia, direcionados a entender os níveis de aprofundamento alinhado aos níveis hierárquicos aplicados a cada organização, independentemente de sua natureza; compreenderemos esses conceitos aplicados à gestão e o seu impacto no desempenho das organizações, que toma forma por intermédio da atividade de padronização e estruturação de processos. Em suma, a estruturação do processo de aquisição e contratação simplificado se apresenta como diferencial impactante no restante da instituição, pois, além de fornecer uma maior compreensão e agilidade na execução das atividades, alinha de forma estratégica as ações do departamento às necessidades da organização.