Gestão de processos: Mapeamento da atividade de compra direta como ferramenta de padronização

Abstract

A padronização dos processos é essencial para o desenvolvimento das atividades organizacionais. A partir dela é possível identificar cada etapa do processo, e assim, diminuir a variabilidade no modo de executá-lo. Também é importante para manter a qualidade da atividade desenvolvida, pois com a padronização diminuem-se os erros e aumenta-se o alcance dos resultados. No setor público, a padronização dos processos através de mapeamento ainda não é tão comum como nas empresas privadas, portanto, nesses locais a suscetibilidade a erros é maior e os gargalos ao longo do processo ocorrem com mais frequência. Sabendo da importância do mapeamento de processos como forma de padronização, este estudo teve como objetivo mapear, sob a ótica da Gestão de Processos, o processo de Compra Direta desenvolvido na SER/PB. Para atingir tal objetivo a pesquisa foi de natureza aplicada, com abordagem qualitativa e descritiva quanto aos seus objetivos. Os procedimentos técnicos utilizados tiveram por base a pesquisa bibliográfica, pesquisa documental e pesquisa de campo. Teve como população todos os processos (atividades) realizados na Secretaria de Estado da Receita da Paraíba – SER/PB, sendo sua amostra o processo de compra direta desenvolvido no Núcleo de Suporte Administrativo. Como instrumentos de coleta de dados foram utilizados à observação in loco e análise processual-documental. Já o tratamento dos dados foi feito tomando como base as teorias utilizadas no decorrer da pesquisa, que possibilitou a descrição detalhada e a modelagem do fluxo do processo escolhido. Como resultado foi possível descrever de forma minuciosa como ocorre a atividade de Compra Direta realizada na SER/PB, detectar as principais falhas que comprometem o seu desenvolvimento, como a demora na sua total execução e ausência de manual de procedimentos, assim como, apresentar a modelagem do fluxo das etapas que compõem a sua realização. Desta forma, após estabelecimento do mapeamento das atividades do processo de Compra Direta na SER/PB, foi possível observar como este processo é importante para a organização, assim como para o seu cliente final (setor que solicitou a compra), que constantemente é prejudicado pela demora na sua execução e ineficácia.